A un administrador casi nunca le preguntan si el mantenimiento se hizo. Le preguntan, en asamblea, por qué se gastó esa plata. Y ahí no sirve haber hecho bien el trabajo si no queda cómo demostrarlo.
La Ley 675 de 2001 le pone la responsabilidad del cuidado de los bienes comunes al administrador. Lo que no le da es una lista de qué revisar ni cada cuánto. Esa lista se arma, y armarla bien es lo que después lo respalda.
Este artículo explica qué obligaciones impone la ley, qué se documenta, cómo se presenta a la asamblea, qué conviene revisar y cada cuánto, y cómo contratar sin quedar expuesto.
Qué dice la Ley 675 sobre los bienes comunes
Tres puntos de la ley son los que definen el día a día del mantenimiento.
Uno. Cuidar y vigilar los bienes comunes es función del administrador. La ley le asigna los actos de administración y conservación de lo que es de todos: tanques, equipos de bombeo, redes de agua, tableros eléctricos de zonas comunes, cubiertas, fachadas, ascensores, puertas de acceso.
Dos. Todos los propietarios tienen que contribuir al sostenimiento, en proporción a su coeficiente de copropiedad. Por eso un daño en un bien común no lo paga el propietario del apartamento donde apareció el síntoma. Lo paga el presupuesto de todos.
Tres. Hay seguros obligatorios sobre los bienes comunes, contra incendio y terremoto. Y las aseguradoras, cuando hay una reclamación, piden soportes de mantenimiento.
La ley no trae un cronograma. Dice que hay que conservar, no dice cómo. Esa es la parte que le toca a usted, y es justamente la que lo protege. Un administrador que llega a la asamblea con un plan escrito y ejecutado está en una posición completamente distinta a uno que llega a explicar una emergencia.
Una aclaración necesaria: cada copropiedad tiene su propio reglamento, y ahí se define con detalle qué es bien común y qué es privado en ese edificio. Lo que sigue son buenas prácticas operativas, no asesoría jurídica.
Preventivo frente a correctivo
El correctivo es pagar cuando ya se dañó. El preventivo es revisar antes, con fecha en el calendario.
Para el bolsillo la diferencia es clara: reparar siempre cuesta más que revisar. Pero para un administrador hay una diferencia más grande todavía, y es de gestión.
Un gasto previsto entra en el presupuesto ordinario. Se aprueba una vez al año, junto con todo lo demás, y nadie lo discute.
Un gasto no previsto es una expensa extraordinaria. Hay que convocar, explicar, someter a votación y recaudar por fuera de la cuota. Y siempre hay alguien que pregunta por qué no se vio venir.
Un ejemplo de lo que pasa cuando el punto crítico no está en ningún plan: en un edificio de Suba, la unión de la tubería que alimenta el tanque se había soltado. El daño estaba en la línea general, no dentro de un apartamento. El caso completo está acá.
Qué debe quedar documentado
Esta es la parte que se salta todo el mundo y es la única que sirve el día que hay que responder.
- Una hoja de vida por sistema. Tanque, bomba, tableros, cubierta, ascensor. Qué se le ha hecho, cuándo y quién.
- El informe de cada revisión, con qué se midió y qué salió. No basta con “se revisó y está bien”.
- Registro fotográfico del antes, el durante y el después, con fecha.
- El acta firmada de cada intervención, con lo que se hizo y lo que quedó pendiente.
- La cotización cerrada, diciendo qué incluye y qué no.
- Las recomendaciones entregadas por escrito, y la fecha en que se entregaron.
Ese archivo cumple tres funciones a la vez. Respalda al administrador en asamblea, sirve de soporte ante la aseguradora, y le permite al administrador que llegue después saber en qué estado recibe el edificio.
Cómo se presenta a la asamblea
Una asamblea no quiere leer informes técnicos. Quiere cuatro respuestas, en este orden.
- Qué se revisó. La lista completa de sistemas y fechas.
- Qué se encontró, separado en tres grupos: urgente, programable y preventivo.
- Qué se hizo y cuánto costó, con las fotos del antes y el después.
- Qué queda pendiente y para cuándo, con el costo estimado para el presupuesto del año entrante.
Y una cosa que casi nadie presenta: lo que se revisó y estaba bien. Esa lista es la que demuestra que hubo diligencia. Sin ella, el informe solo muestra problemas y parece que el edificio se está cayendo.
Qué revisar y cada cuánto
Esta tabla es un punto de partida razonable para un edificio residencial. Ajústela al suyo, porque un edificio de treinta años y uno de cinco no necesitan lo mismo.
| Qué | Qué se mira | Cada cuánto |
|---|---|---|
| Tanque y equipo de bombeo | Fugas en la línea de entrada, estado de las uniones, funcionamiento de la bomba | Cada 6 meses |
| Red de agua común | Medidor general, presión, humedades en muros de zonas comunes | Anual |
| Tableros eléctricos comunes | Puntos calientes con cámara termográfica, apriete de conexiones, polo a tierra | Anual |
| Cubierta y bajantes de lluvia | Desagües tapados, impermeabilización, filtraciones | Antes de cada temporada de lluvia |
| Iluminación y luces de emergencia | Que enciendan y que las de emergencia aguanten | Cada 3 meses |
| Puertas y cerraduras de acceso | Apertura y cierre, estado de los cilindros, cierrapuertas | Cada 6 meses |
| Fachada y fisuras | Fisuras nuevas, desprendimientos, humedad en muros exteriores | Anual |
Dos de esas filas concentran la mayoría de las emergencias en Bogotá: la línea de entrada al tanque y las bajantes de aguas lluvias. La primera porque deja sin agua al edificio entero. La segunda porque una sola bajante tapada mete agua en varios apartamentos a la vez.
Si nunca se ha hecho una revisión general, lo que corresponde primero es un diagnóstico completo que levante el estado real de cada sistema. De ahí sale el plan, no al revés.
Cómo contratar sin exponerse
Seis preguntas antes de firmar con cualquier proveedor de mantenimiento.
- ¿Revisan antes de cotizar, o cotizan por teléfono? Una cifra dada sin ver el daño se ajusta siempre en la misma dirección.
- ¿Qué incluye y qué no incluye? Materiales, desplazamiento, retiro de escombros y el arreglo del acabado. Esos cuatro son los que aparecen después.
- ¿Qué pasa si al abrir aparece algo distinto? Quién autoriza y en qué momento.
- ¿Qué garantía queda por escrito y por cuánto tiempo?
- ¿El personal es propio o subcontratado? Y si es propio, pida el soporte de afiliación a seguridad social y riesgos laborales. Un accidente dentro de la copropiedad con un trabajador sin afiliación es un problema que termina en la administración.
- ¿Qué documentación entregan al terminar? Informe, fotos, acta y recomendaciones. Si la respuesta es vaga, el archivo de la copropiedad lo va a tener que armar usted.
La quinta es la que más se olvida y la que más caro puede salir.
Primero se mide
La Ley 675 no le va a decir qué revisar ni cada cuánto. Le dice que responde por la conservación de lo que es de todos.
Un plan escrito, ejecutado y documentado convierte esa responsabilidad en algo que se puede mostrar. Y el día que algo falle, la diferencia entre una discusión y un trámite está en la carpeta.
Si quiere ver qué hacer en los primeros minutos de una emergencia de agua en zonas comunes, está explicado acá. Y cómo se localiza una fuga sin romper el piso, acá.
En Fonhar Assistance trabajamos con equipo propio en Bogotá y armamos el plan de mantenimiento de la copropiedad con su informe, su registro fotográfico y su acta por cada intervención.
Primero se mide. Después se arregla.
